¿Has renovado equipos este verano? Documentos que debes guardar para tramitar CAE
Renovar equipos de climatización, refrigeración, iluminación o producción durante el verano puede reducir de manera importante el consumo energético de una empresa. Para que este ahorro pueda acreditarse mediante los Certificados de Ahorro Energético, Caelution recomienda documentar correctamente la situación anterior, los trabajos ejecutados y las características de la nueva instalación.
Muchas empresas solo piensan en la tramitación de los CAE cuando los equipos antiguos ya han sido retirados. En ese momento puede faltar información esencial, como fotografías, placas de características, modelos o datos de consumo.
Conservar las pruebas adecuadas desde el principio facilita el cálculo del ahorro, reduce las incidencias durante la verificación y aumenta las posibilidades de que la actuación pueda monetizarse.
1. ¿Por qué es tan importante documentar los equipos antiguos?
Para calcular el ahorro energético es necesario comparar la situación anterior con la nueva instalación. Esto implica demostrar qué equipo había, qué características tenía y qué servicio prestaba antes de la renovación.
No basta con afirmar que el sistema era antiguo o que consumía más. La información debe permitir aplicar la metodología correspondiente y justificar los datos utilizados en el cálculo.
Antes de retirar cualquier equipo, conviene conservar:
- Fotografías generales de la instalación antigua.
- Imágenes detalladas de cada equipo sustituido.
- Fotografías legibles de las placas de características.
- Marca y modelo de los aparatos.
- Potencia, rendimiento y consumo indicados por el fabricante.
- Número total de unidades retiradas.
- Ubicación de cada equipo dentro de la instalación.
- Horarios aproximados de funcionamiento.
- Manuales, fichas técnicas o facturas antiguas disponibles.
- Información sobre el estado y el uso del equipo anterior.
El informe fotográfico es especialmente importante porque permite relacionar los equipos con la actuación realizada. Varias fichas del catálogo CAE exigen fotografías anteriores y posteriores o pruebas equivalentes que identifiquen claramente los elementos afectados.
Cuando existen muchas unidades, como en un hotel, un supermercado o una industria, es recomendable crear una lista ordenada con una referencia para cada equipo. Esta organización evita confusiones y facilita la revisión posterior.
2. ¿Qué documentación debe conservarse de la nueva instalación?
La nueva instalación también debe acreditarse. Es necesario demostrar qué equipos se han instalado, cuándo se ha ejecutado la actuación y qué características técnicas permiten generar el ahorro declarado.
Según el tipo de proyecto, conviene reunir:
- Presupuesto aceptado.
- Facturas de compra de los equipos.
- Facturas de los trabajos de instalación.
- Justificantes de pago.
- Fichas técnicas de los nuevos sistemas.
- Certificados de instalación y puesta en servicio.
- Fotografías posteriores a la actuación.
- Placas de características de los equipos nuevos.
- Planos, esquemas o memorias técnicas.
- Informes de la empresa instaladora.
- Garantías y manuales de los fabricantes.
- Fechas de inicio y finalización de los trabajos.
Las facturas deben identificar correctamente los equipos y los servicios ejecutados. Una descripción demasiado genérica puede dificultar la comprobación de las unidades, modelos o características incluidas en el proyecto.
También es conveniente que las fotografías posteriores muestren los equipos instalados en su ubicación real. Fotografiar únicamente el embalaje o un modelo similar puede no ser suficiente para acreditar la ejecución.
La documentación concreta exigida no es idéntica en todas las actuaciones. Cada ficha técnica del catálogo indica los documentos necesarios para justificar el ahorro correspondiente.
3. Documentos administrativos y acreditación de la titularidad
Además de las pruebas técnicas, la gestión de los CAE requiere documentación administrativa. Uno de los aspectos principales es determinar quién es el propietario inicial del ahorro y quién tiene derecho a transmitirlo.
En una actuación pueden intervenir diferentes partes: el propietario del edificio, el arrendatario, la empresa que paga la instalación, el instalador o una empresa de servicios energéticos.
Para evitar dudas, es necesario conservar:
- Contratos relacionados con la actuación.
- Documentos que identifiquen quién ha asumido la inversión.
- Autorizaciones y acuerdos entre las partes.
- Declaraciones responsables exigidas por la ficha.
- Convenio CAE o contrato privado de cesión, cuando corresponda.
- Poderes de representación de las personas firmantes.
- Información sobre subvenciones o ayudas públicas recibidas.
- Documentos de renuncia a una ayuda, cuando sean aplicables.
- Identificación del emplazamiento donde se ha ejecutado la mejora.
Los convenios o contratos de cesión deben estar correctamente firmados por las partes implicadas. Cuando firma un representante de una empresa, también puede ser necesario acreditar su poder de representación.
Esta fase es importante porque un ahorro no puede transmitirse correctamente si no queda clara su titularidad.
4. Errores documentales que pueden dificultar la tramitación
Muchos problemas no se producen porque la actuación sea ineficiente, sino porque no puede demostrarse adecuadamente.
Entre los errores más frecuentes se encuentran:
- Retirar los equipos antiguos sin fotografiarlos.
- No conservar las placas de características.
- Disponer de facturas con conceptos demasiado genéricos.
- No identificar cada unidad sustituida.
- Perder los certificados de instalación.
- No registrar la fecha exacta de la actuación.
- Mezclar en una misma factura equipos de diferentes proyectos sin desglosarlos.
- No guardar justificantes de retirada o gestión de los aparatos antiguos.
- Desconocer quién es el propietario inicial del ahorro.
- Comenzar la tramitación sin revisar la ficha vigente.
El catálogo de medidas estandarizadas puede actualizarse, por lo que conviene consultar siempre la versión vigente y la documentación específica de la ficha aplicable.
También debe tenerse en cuenta que una entidad verificadora revisará que la actuación se haya ejecutado, que la documentación sea correcta y que los ahorros declarados estén debidamente justificados.
Conserva las pruebas antes de retirar los equipos
Una buena gestión documental puede determinar si una actuación de eficiencia energética puede convertirse en CAE. Fotografiar los equipos antiguos, conservar las facturas, identificar los modelos y reunir los certificados desde el primer momento facilita todo el proceso.
Caelution revisa la documentación disponible, detecta posibles carencias, calcula el ahorro energético y prepara el expediente necesario para gestionar su verificación y monetización.
Si tu empresa ha renovado equipos este verano o tiene previsto hacerlo, contacta con Caelution antes de retirar la instalación antigua para asegurarte de conservar todas las pruebas necesarias
