Has renovat equips aquest estiu? Documents que has de guardar per tramitar CAE
Renovar equips de climatització, refrigeració, il·luminació o producció durant l’estiu pot reduir de manera important el consum energètic d’una empresa. Perquè aquest estalvi es pugui acreditar mitjançant els Certificats d’Estalvi Energètic, Caelution recomana documentar correctament la situació anterior, els treballs executats i les característiques de la nova instal·lació.
Moltes empreses només pensen en la tramitació dels CAE quan els equips antics ja s’han retirat. En aquest moment, pot faltar informació essencial, com fotografies, plaques de característiques, models o dades de consum.
Conservar les proves adequades des del principi facilita el càlcul de l’estalvi, redueix les incidències durant la verificació i augmenta les possibilitats que l’actuació es pugui monetitzar.
1. Per què és tan important documentar els equips antics?
Per calcular l’estalvi energètic, cal comparar la situació anterior amb la nova instal·lació. Això implica demostrar quin equip hi havia, quines característiques tenia i quin servei prestava abans de la renovació.
No n’hi ha prou amb afirmar que el sistema era antic o que consumia més. La informació ha de permetre aplicar la metodologia corresponent i justificar les dades utilitzades en el càlcul.
Abans de retirar qualsevol equip, convé conservar:
- Fotografies generals de la instal·lació antiga.
- Imatges detallades de cada equip substituït.
- Fotografies llegibles de les plaques de característiques.
- Marca i model dels aparells.
- Potència, rendiment i consum indicats pel fabricant.
- Nombre total d’unitats retirades.
- Ubicació de cada equip dins de la instal·lació.
- Horaris aproximats de funcionament.
- Manuals, fitxes tècniques o factures antigues disponibles.
- Informació sobre l’estat i l’ús de l’equip anterior.
L’informe fotogràfic és especialment important perquè permet relacionar els equips amb l’actuació realitzada. Diverses fitxes del catàleg CAE exigeixen fotografies anteriors i posteriors o proves equivalents que identifiquin clarament els elements afectats.
Quan hi ha moltes unitats, com en un hotel, un supermercat o una indústria, és recomanable crear una llista ordenada amb una referència per a cada equip. Aquesta organització evita confusions i facilita la revisió posterior.
2. Quina documentació cal conservar de la nova instal·lació?
La nova instal·lació també s’ha d’acreditar. Cal demostrar quins equips s’han instal·lat, quan s’ha executat l’actuació i quines característiques tècniques permeten generar l’estalvi declarat.
Segons el tipus de projecte, convé reunir:
- Pressupost acceptat.
- Factures de compra dels equips.
- Factures dels treballs d’instal·lació.
- Justificants de pagament.
- Fitxes tècniques dels nous sistemes.
- Certificats d’instal·lació i posada en servei.
- Fotografies posteriors a l’actuació.
- Plaques de característiques dels equips nous.
- Plànols, esquemes o memòries tècniques.
- Informes de l’empresa instal·ladora.
- Garanties i manuals dels fabricants.
- Dates d’inici i finalització dels treballs.
Les factures han d’identificar correctament els equips i els serveis executats. Una descripció massa genèrica pot dificultar la comprovació de les unitats, models o característiques incloses en el projecte.
També és convenient que les fotografies posteriors mostrin els equips instal·lats al seu emplaçament real. Fotografiar únicament l’embalatge o un model similar pot no ser suficient per acreditar l’execució.
La documentació concreta exigida no és idèntica en totes les actuacions. Cada fitxa tècnica del catàleg indica els documents necessaris per justificar l’estalvi corresponent.
3. Documents administratius i acreditació de la titularitat
A més de les proves tècniques, la gestió dels CAE requereix documentació administrativa. Un dels aspectes principals és determinar qui és el propietari inicial de l’estalvi i qui té dret a transmetre’l.
En una actuació poden intervenir diferents parts: el propietari de l’edifici, l’arrendatari, l’empresa que paga la instal·lació, l’instal·lador o una empresa de serveis energètics.
Per evitar dubtes, cal conservar:
- Contractes relacionats amb l’actuació.
- Documents que identifiquin qui ha assumit la inversió.
- Autoritzacions i acords entre les parts.
- Declaracions responsables exigides per la fitxa.
- Conveni CAE o contracte privat de cessió, quan correspongui.
- Poders de representació de les persones signants.
- Informació sobre subvencions o ajudes públiques rebudes.
- Documents de renúncia a una ajuda, quan sigui aplicable.
- Identificació de l’emplaçament on s’ha executat la millora.
Els convenis o contractes de cessió han d’estar signats correctament per les parts implicades. Quan signa un representant d’una empresa, també pot ser necessari acreditar el seu poder de representació.
Aquesta fase és important perquè un estalvi no es pot transmetre correctament si no queda clara la seva titularitat.
4. Errors documentals que poden dificultar la tramitació
Molts problemes no es produeixen perquè l’actuació sigui ineficient, sinó perquè no es pot demostrar adequadament.
Entre els errors més freqüents hi ha:
- Retirar els equips antics sense fotografiar-los.
- No conservar les plaques de característiques.
- Disposar de factures amb conceptes massa genèrics.
- No identificar cada unitat substituïda.
- Perdre els certificats d’instal·lació.
- No registrar la data exacta de l’actuació.
- Barrejar en una mateixa factura equips de diferents projectes sense desglossar-los.
- No guardar justificants de retirada o gestió dels aparells antics.
- Desconèixer qui és el propietari inicial de l’estalvi.
- Començar la tramitació sense revisar la fitxa vigent.
El catàleg de mesures estandarditzades es pot actualitzar, per la qual cosa convé consultar sempre la versió vigent i la documentació específica de la fitxa aplicable.
També cal tenir en compte que una entitat verificadora revisarà que l’actuació s’hagi executat, que la documentació sigui correcta i que els estalvis declarats estiguin justificats.
Conserva les proves abans de retirar els equips
Una bona gestió documental pot determinar si una actuació d’eficiència energètica es pot convertir en CAE. Fotografiar els equips antics, conservar les factures, identificar els models i reunir els certificats des del primer moment facilita tot el procés.
Caelution revisa la documentació disponible, detecta possibles mancances, calcula l’estalvi energètic i prepara l’expedient necessari per gestionar-ne la verificació i monetització.
Si la teva empresa ha renovat equips aquest estiu o té previst fer-ho, contacta amb Caelution abans de retirar la instal·lació antiga per assegurar que conserves totes les proves necessàries.
